מישהו מנסה לכבות את האורות ולא ממש מסתדר עם המתגים; מקרן מהבהב בעצלתיים מהתקרה או סתם מונח על ערימת ספרים, וקרן אור פולטת מצגת פאוור-פוינט על פני מסך נגלל. אם תעיפו מבט על הקהל תראו בעיניהם את מנעד הרגשות שבין משועמם למנומנם. כי מעבר לכל הבעיות הטכניות, החיבורים והסאונד, האתגר האמתי של מעביר המצגת הוא לייצר ולהעביר את הפרזנטציה באפן אפקטיבי, חי ודינמי. אם ייכשל, חדר הישיבות יואר באורם העמום של טלפונים ניידים, וילווה בניקורים, נחירות והנהונים נמרצים בתזמונים שגויים.

קצת היסטוריה

עם התבססותו של המחשב האישי והנגשתו של הממשק הגרפי בסוף שנות ה-80 ותחילת שנות ה-90 של המאה הקודמת המצגות נכנסו כמעט לכל בית, על ידי חברת Microsoft שחבילת האופיס שלה הציגה לראשונה אפשרות ידידותית לשלב מולטימדיה וטקסט בעזרת טכנולוגיה של אוסף שקופיות שנועדו להקרנה. היכולת נרכשה – או אם תרצו ‘אומצה באגרסיביות’ – מחברת Apple.

המצגות כבשו מיד את העולם העסקי והאקדמי והפכו לחלק בלתי נפרד משגרת העבודה של מפגשים, הרצאות וסביבת לימוד. מורים, מנהלים ורעיונאים השתמשו בטכנולוגיית המצגות בפגישותיהם לצרכים שונים וכיום אין כמעט משרה שבמהלכה לא נדרש העובד להציג יכולת לייצר מצגת או להרצות בעזרתה לקהל רחב או מצומצם.

חשוב להבין שפאואר-פוינט הוא כלי עבודה חזק שרוב האנשים משתמשים רק באחוזים קטנים מיכולותיו. ככל שתשלטו ביותר תפקודים ויכולות של התוכנה כך תוכלו לבנות מצגת יותר מעניינת ומושכת ויזואלית. אולם הרבה לפני שניגשים אל הפירוטכניקה של המצגת – יש להבין את המהות שלה ולשאול: למה בכלל אני צריך מצגת?

למה צריך מצגות?

מיקוד תשומת לב: העם אוהב שירים פשוטים. לכן, במהלך הצגת רעיונות מורכבים או הרצאות המצריכות העברת ידע רב, למחשבות של הקהל יש נטייה לנדוד לכיוונים שונים. המצגות הן כלי מצוין למקד את הקהל אל נקודה אחת בחדר. שימוש בהומור ובמרכיב ההפתעה מסייע בשמירה על ערנותו של הקהל, במיוחד בעידן שבו דור שלם סובל מהפרעת קשב.

חידוד מסרים: כאשר המצגת מלווה הרצאה ארוכה יש להשתמש בכלי של ‘סיכומי ביניים’ לאחר כל שלב. המצגת מסייעת בחידוד המסרים שהועברו בשלב הקודם וחשובים לשלב הבא במצגת. כך גם נטמעים המסרים פעם נוספת במוחם של המשתתפים.

העמקת תובנות: יכולות המולטימדיה של המצגות מאפשרת למציג להעמיק תובנות בעזרת אנלוגיות ויזואליות הכוללות שימוש בתמונות, תמונות מתחלפות, איורים וסרטונים. תובנות ניתן לחדד באמצעות מסר חזותי חזק ומעורר השראה, תמונה מרגשת או שילוב מרכיב שגורם להזדהות.

עשרת הדברות של בניית מצגות

  1. לא תעשה לך טקסטים ארוכים: המצגת אינה מסמך וורד ולבטח אינה מחליפה את הדובר. שקופית מרובת טקסט מרתיעה את הקהל וגורמת לו לאבד עניין לאחר שקרא את המסר. טקסטים חייבים להיות עם משקל נמוך יותר מהתוכן החזותי, ולהופיע כנקודות קצרות בלבד.

 

  1. זכור את עניין הקהל לשומרו: הקהל אינו שבוי בידיכם. יש לו דברים אחרים לעסוק בהם, רובם נמצאים בטלפון החכם המונח לפניו במרחק נגיעה. לכן המצגת חייבת ליצור עניין בכל רגע נתון על ידי שימוש במרכיבים של הפתעה, הומור, והרבה דימויים חזותיים.

 

  1. כבד את קהלך: ויזואליה והומור הם אכן מצרך בסיס במצגות – אולם שמרו על כבודכם וכבוד הקהל ואל תהפכו את המצגת לאוסף בדיחות.

 

  1. שמור על אחידות שקופיותיך: שקופיות המתבססות על עיצוב זהה במהלך המצגת יוצרות אמון רב יותר אצל הקהל והן נעימות יותר לעין. אחידות השקופיות היא גם הזדמנות לחזור על סמל החברה או פרטי ההתקשרות אִתכם.

 

  1. לא תשתמש בגופן עייף: גופן שכולם מכירים לא יוצר עניין, גופן פחות מוכר אך קריא וברור ייצור עניין לעין המורגלת במצגות לעייפה. חשוב לבדוק שהגופן בו אתם משתמשים מותקן על המחשב שבו מועברת המצגת.

 

  1. לא תעצבן את עיני קהלך: אל תגזימו בהנפשות במעברים בין שקופיות או בהצגה הדרגתית של אלמנטים באותה שקופית. זה לא באמת מגניב ואצל חלק מהקהל ייצור רתיעה מהקופצניות.

 

  1. זכור מיהו קהלך: אל תעבירו הרצאה עם מצגת זהה לשני סוגי קהל שונים. התאימו את המסרים ומורכבותם לקהל ודברו בשפתו. הרצאה לקהל של מומחים בחדר ישיבות אינה דומה להרצאה לקהל הרחב באולם הרצאות פתוח.

 

  1. לא תעמיס מידע: אם המצגת כוללת כמה שקופיות של גרפים ומספרים, נסו לרווח את עומס המידע עם שקופיות ביניים ‘רכות’ יותר בין גרף לגרף.

 

  1. לא תחרבו את ירח הדבש: שתי השקופיות הראשונות הן אלו שיוצרות את הקשר הראשוני עם הקהל וקובעות את יחסו אל המצגת. שם ההרצאה, הנראוּת של השקופית הראשונה, הכיוון הרעיוני שאליו תוביל השקופית השנייה  – הם הרושם הראשוני של הקהל מכם. כידוע, אין הזדמנות שנייה לתקן רושם ראשון.

 

  1. לא תסמכו על המצגת לבדה: המצגת היא רק כלי עזר בידיכם. אתם מעבירי המסר. התאמנו על העברת המסרים, בצעו חזרות ותזמנו את הרצאתכם. אל תחששו לקצץ שקופיות אם ההרצאה הופכת מייגעת או ארוכה מדי.  זכרו שהמצגת משרתת אתכם – ולא אתם אותה.

 

ולסיום:

מצגת שמוכיחה שמצגות על מצגות יכולות להיות מרתקות.